Ab dem Besteuerungszeitraum 2017 hat sich die Behandlung von Belegen bei der Einkommensteuererklärung gänzlich geändert. Aufgrund der Einführung des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens ist nämlich von der Pflicht zur Einreichung von Belegen zur sogenannten Belegvorhaltepflicht gewechselt worden.
Grundsätzlich bedeutet dies, dass zusammen mit der Steuererklärung zunächst einmal keine Belege mehr eingereicht werden sollen. Hintergrund ist die Regelung, dass ab dem Besteuerungszeitraum 2017 auch grundsätzlich sämtliche Einkommensteuererklärungen online an die Finanzverwaltung übermittelt werden müssen. Belege würden da schlicht stören. Das zusätzliche Einreichen von Belegen hätte daher quasi zu einem Bruch bei dieser digitalen Steuererklärungsabgabe geführt, weshalb der Gesetzgeber die Einreichung von Belegen kurzerhand abgeschafft hat und durch die besagte Belegvorhaltepflicht ersetzt hat.
Wegwerfen darf man seine Belege zur Steuererklärung natürlich dennoch nicht. Im Ergebnis müssen die Steuerpflichtigen folglich die Unterlagen für eventuelle Anforderungen durch die Finanzverwaltung vorhalten. In der Praxis führt dies jedoch leider zu zahlreichen Rückfragen und nachträglichen Beleganforderungen seitens der Finanzverwaltung, sodass der Steuerpflichtige unter dem Strich ein höheres Arbeitsaufkommen hat, als wenn er die Belege direkt mit der Einkommensteuererklärung eingereicht hätte. In der Praxis wird daher vehement darüber gestritten, ob nicht trotzdem Belege weiterhin eingereicht werden sollten. Was ist also am Sinnvollsten für die Praxis?
Grundsätzlich gilt nämlich, dass es bei bedeutenden steuerlichen Sachverhalten sinnvoller ist, einen entsprechenden Beleg direkt mit der Steuererklärung abzugeben bzw. parallel zur digitalen Einreichung der Steuererklärung dem Finanzamt zuzusenden. Solche bedeutenden Steuersachverhalte könnten zum Beispiel vorliegen, wenn es sich um erstmalige Sachverhalte handelt oder ein außergewöhnlicher Vorfall gegeben ist bzw. sich gegenüber dem Vorjahr eine erhebliche Änderung ergeben hat. In der Natur der Sache liegt es, dass es selbst bei einer spürbaren steuerlichen Auswirkung aufgrund eines einzelnen Beleges sinnvoll sein kann, diesen direkt einzureichen.
Wohl gemerkt besteht dazu keinerlei Verpflichtung, es kann jedoch helfen, die Abarbeitung der Einkommensteuererklärung effizienter zu gestalten. Vor diesem Hintergrund kursieren die verschiedensten Empfehlungen, bei welchen Sachverhalten Unterlagen eingereicht werden sollten. Die aus unserer Sicht sinnvollsten haben wir im Folgenden für sie einmal, sortiert nach den Formularen der Steuererklärung, zusammengefasst:
Belege beim Mantelbogen
So sollte beispielsweise bezogen auf den Mantelbogen bei der erstmaligen Zahlung einer dauernden Last der zugrunde liegende Vertrag über die Vermögensübertragung direkt beim Finanzamt eingereicht werden, da dieser mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit seitens des Finanzamtes nachgefordert werden wird. Ähnlich verhält es sich bei der erstmaligen Geltendmachung einer Behinderung bzw. bei der Änderung einer Behinderung. Auch hier sollte direkt eine Kopie des Behindertenausweises, aus dem die Änderung bzw. die erstmalige Geltendmachung hervorgeht, miteingereicht werden. Spenden oder gar die Belege rund um die haushaltsnahen Dienstleistungen werden hingegen nur noch selten vom Finanzamt nachträglich angefordert.
Belege bei der Anlage Unterhalt
Insbesondere bei der erstmaligen Zahlung von Unterhalt ins Ausland sollten sowohl die Unterhaltsbescheinigung als auch der Zahlungsnachweis beigefügt werden, damit es nicht zu unerwünschten Rückfragen seitens der Finanzverwaltung kommt.
Belege bei der Anlage N
Im Rahmen der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit empfiehlt sich insbesondere die Einreichung von Verträgen bzw. Unterlagen oder sonstigen Erläuterungen, wenn eine ermäßigte Besteuerung beispielsweise aufgrund einer Entlassungsentschädigung oder Abfindung bzw. bei Arbeitslohn für mehrere Jahre begehrt wird. Wie früher jedoch jeden Beleg, beispielsweise für Büromaterial, einzureichen, dürfte nicht mehr nötig sein.
Ebenso sind auch hier häufig Belege vonnöten, wenn ein Sachverhalt erstmalig stattfindet. So sollten insbesondere bei der erstmaligen Geltendmachung einer doppelten Haushaltsführung eine detaillierte Kostenaufstellung sowie der Mietvertrag für die Zweitwohnung und sonstige Unterlagen nachgewiesen werden. Gleiches gilt bei der erstmaligen Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers.
Belege im unternehmerischen Bereich (Anlage G/Anlage S)
Auch wenn sich im unternehmerischen Bereich die meisten Angaben regelmäßig aus der Gewinnermittlung, also der Einnahmeüberschussrechnung oder der Bilanz, ergeben, kann es hier Sachverhalte geben, bei den Unterlagen einzureichen sind. Dies betrifft insbesondere die Aufgabe oder Veräußerung eines Betriebes oder aber auch die Veräußerung von Anteilen an Kapitalgesellschaften. In diesen Fällen empfiehlt es sich, gleich die maßgeblichen Vertragsunterlagen beizufügen. Gleiches kann bei Erwerb oder Veräußerung eines Grundstücks im Betriebsvermögen gelten.
Belege bei den Einkünften aus Kapitalvermögen
Sofern Kapitalerträge aus Geldanlagen bei Bankinstituten im Ausland vorhanden sind, empfiehlt es sich, einen Nachweis zur anrechenbaren ausländischen Steuer beizufügen. Ein Fall, in dem definitiv Belege notwendig sind, ist der der sogenannten Ersatzbemessungsgrundlage, da in diesem Fall die Anschaffungskosten nachgewiesen werden müssen. Ohne weitere Belege wird dies kaum möglich sein.
Belege bei Vermietung und Verpachtung
Regelmäßig ist es hier noch gang und gebe, dass bei einer erstmaligen Vermietung und Verpachtung das Finanzamt Mietverträge, Kaufverträge und weitere Unterlagen, die insbesondere die Ermittlung der Abschreibungsbemessungsgrundlage betreffen, anfordert. Ebenso ist häufig eine Kaufpreisaufteilung vonnöten oder das Finanzamt möchte bei erstmaligen Fällen die Darlehensverträge und/ oder Finanzierungsnachweise vorgelegt bekommen.
| Exkurs: | Allein die kurze vorstehende Ausführung zeigt, wie problembehaftet die seit dem Veranlagungszeitraum 2017 geltende Belegvorhaltepflicht in der Praxis tatsächlich ist. Leider steht fest, dass sie in der Praxis vielerorts definitiv zu Mehrarbeit führt. Denn wer keine Belege miteinreicht und dann aufgefordert wird, Belege vorzulegen, muss den kompletten Steuerfall mindestens zweimal anfassen. Wer diese Mehrarbeit einzugrenzen möchte, sollte daher zumindest entsprechende Belege einreichen, die in irgendeiner Art besondere Sachverhalte betreffen. Für die Zukunft bleibt zu hoffen, dass gegebenenfalls der Gesetzgeber klare Richtlinien aufzeigt, in welchen Fällen Belege einzureichen sind und in welchen Fällen sich der Sachbearbeiter im Finanzamt mit den Angaben in der Steuererklärung zunächst einmal zu begnügen hat. Wahrscheinlich ist jedoch eher, dass hier weiterhin ein Graubereich bestehen wird, der in der Praxis immer mal wieder zu erheblicher Mehrarbeit führen wird. |