Grundsätzlich kann ein Firmenwagen auch an mehrere Mitarbeiter zur privaten Nutzung überlassen werden. In der Praxis sind solche Fälle gar nicht so selten. Häufig gibt es einen Dienstwagen, der von einer Reihe Mitarbeitern für die betrieblichen Belange genutzt werden kann. Häufig besteht in solchen Fällen kein privates Nutzungsverbot, weshalb die Mitarbeiter den Firmenwagen auch privat nutzen dürfen und dies auch tun.
In einem solchen Fall hatte der Bundesfinanzhof schon mit Urteil vom 15.05.2002 unter dem Aktenzeichen VI R 132/00 entschieden, dass der zu ermittelnde geldwerte Vorteil für jeden Kalendermonat grundsätzlich nach der so genannten Ein-Prozent-Methode ermittelt werden muss, wenn ein betriebliches Kraftfahrzeug mehreren Arbeitnehmern zur privaten Nutzung zur Verfügung steht.
Der so ermittelte geldwerte Vorteil ist dann entsprechend der Anzahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Im Ergebnis hat der Bundesfinanzhof damit eine Aufteilung nach Köpfen geschaffen, wenn das betriebliche Fahrzeug von mehreren Mitarbeitern auch privat genutzt werden kann.
Leider ist die Praxis regelmäßig nicht ganz so einfach, und leider lässt sich dementsprechend die Entscheidung des Bundesfinanzhofs auch nicht ganz so einfach auf tatsächliche Praxisfälle übertragen. So wird es mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit in der Praxis häufig vorkommen, dass die tatsächlichen privaten Nutzungsanteile an dem betrieblichen Kraftfahrzeug nicht identisch sind. Dennoch wird der über die Ein-Prozent-Methode ermittelte Betrag strikt nach Köpfen aufgeteilt.
Der Vorteil des Einen ist dabei schlicht der Nachteil des Anderen. Insoweit ist derjenige im Nachteil, der den Wagen (gegebenenfalls viel) weniger für seine privaten Zwecke nutzt. Um dieses Dilemma zu lösen, bietet es sich dann regelmäßig an, ein Fahrtenbuch zu führen. Sofern ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nämlich vorhanden ist. können auch die privaten Nutzungsanteile des betrieblichen Kraftfahrzeuges entsprechend der tatsächlichen Nutzung, also nicht mehr gleichmäßig nach Köpfen, auf die Nutzer verteilt werden.
Hört sich zunächst nach einer probaten Lösung an, kann in der Praxis jedoch auch zu Schwierigkeiten führen. Leider verkompliziert nämlich die Rechtsprechung auch diesen Weg, denn schon in dem oben genannten Urteil aus 2002 hat der Bundesfinanzhof entschieden: Steht das betriebliche Kraftfahrzeug mehreren Arbeitnehmern zur privaten Nutzung zur Verfügung, liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann vor, wenn jeder der nutzungsberechtigten Arbeitnehmer sämtliche betrieblichen und privaten Fahrten aufzeichnet. Darauf, ob andere Nutzungsberechtigte den Anforderungen entsprechende Aufzeichnungen führen, hat der Arbeitnehmer aber keinen Einfluss. Er läuft deshalb Gefahr, den privaten Nutzungswert nach der Ein-Prozent-Methode versteuern zu müssen, wenn er zwar selbst den Anforderungen entsprechende Aufzeichnungen führt, nicht aber der oder die weiteren Nutzungsberechtigten.
Im Ergebnis bleibt die Nutzung eines Wagens durch mehrere Angestellte damit ein in der Praxis nicht sicher zu lösendes Problem, da im Falle von unterschiedlichen privaten Nutzungsanteilen nachher immer einer der Dumme sein wird, nur weil der andere bei der Führung des Fahrtenbuches nicht ordnungsgemäß vorgegangen ist.
Selbst wenn jedoch beide Nutzer sehr aufmerksam das Fahrtenbuch führen, ist allseits bekannt, dass aufgrund der Komplexität der Fahrtenbuchführung sich hier häufig Fehler einschleichen können, sodass selbst dann nicht mit Sicherheit gewährleistet ist, ob nicht irgendwann die Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der Ein-Prozent-Methode droht. Man kann es drehen und wenden wie man will, rechtssicher ist dieser Fall für die Praxis nicht lösbar. Daher sollten zumindest die nutzenden Arbeitnehmer (und auch der Unternehmer) von diesem Risiko wissen.