Steuerbüro Bachmann

Für alle Steuerpflichtigen: Besprochene Kassetten sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der Streit um die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches ist sicherlich so alt, wie das Fahrtenbuch selbst. Der Grund dahinter ist einleuchtend: Regelmäßig können Steuerpflichtige mittels Fahrtenbuch eine nur sehr geringe Privatnutzung des Pkws darlegen, was dann zu einer geringen Besteuerung führt. Die ansonsten pauschal durchzuführende Methode nach der Ein-Prozent-Regelung ist regelmäßig teurer. Im Ergebnis ist daher natürlich die Finanzverwaltung daran interessiert, möglichst viele Fahrtenbücher als nicht ordnungsgemäß zu bezeichnen. Immerhin bedeutet dies in einer Betriebsprüfung auch regelmäßig eine Mehreinnahme. Auf der anderen Seite ist die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs aber auch sehr arbeits- und zeitaufwändig und zudem noch überaus fehleranfällig.

Insbesondere wird in der Praxis daher regelmäßig versucht, die umständliche und arbeitsaufwändige Fahrtenbuchführung mittels technischer Hilfsmittel zu vereinfachen. Das Problem dabei sind jedoch die strengstens zu beachtenden Voraussetzungen bei der Fahrtenbuchführung: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite im Rahmen der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. So die strenge Auffassung des Bundesfinanzhofs in einem Urteil vom 16.11.2005 unter dem Aktenzeichen VI R 64/04.

Zudem hat bereits das Finanzgericht Baden-Württemberg in einem Urteil vom 14.10.2014 unter dem Aktenzeichen 11 K 736/11 klargestellt, dass ebenso ersichtlich sein muss, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden, sodass überprüft werden kann, ob das Fahrtenbuch auch tatsächlich zeitnah im Sinne der bisherigen BFH-Rechtsprechung geführt wurde.

All dies sind erhebliche Stolpersteine auf dem Weg zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch. Insgesamt dürfen diese Voraussetzungen in der praktischen und alltäglichen Handhabung nicht unterschätzt werden.

Um all diesen Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachzukommen, hatte ein Steuerpflichtiger die notwendigen Angaben des Fahrtenbuchs regelmäßig in ein im Auto befindliches Diktiergerät gesprochen. Auf diese Weise diktierte er den Beginn der Fahrt, den Zweck der Fahrt sowie das Datum der Fahrt und den Kilometerstand. Zudem diktierte er besondere Vorkommnisse wie etwa Staus, Straßensperrungen, Umleitungen oder versehentlich gefahrene Umwege. Im Ergebnis hatte er so alle Angaben, die in das Fahrtenbuch gehören, auf Band gesprochen.

Sämtliche Diktate wurden aufbewahrt und nicht überspielt. Die Sekretärin des Klägers übertrug die Daten der Bänder regelmäßig in Excel-Dateien, welche schließlich fahrtenbuchtechnisch ausgewertet und ebenfalls aufbewahrt wurden. Zudem wurden am Ende eines jeden Jahres die ausgedruckten Excel-Daten als Buch gebunden, um die geschlossene Form eines Fahrtenbuchs zu erreichen.

Trotz all dieser Mühe erkannte der Finanzamtsprüfer das „Diktiergerät-Excel-Fahrtenbuch“ nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch an und wendete die teure Ein-Prozent-Methode an.

Bestätigt wurde der Fiskus in dieser Betrachtungsweise erstinstanzlich durch das angerufene Finanzgericht Köln in der Entscheidung vom 18.06.2015 unter dem Aktenzeichen 10 K 33/15. Darin heißt es ganz konkret: Vom Steuerpflichtigen besprochene Kassetten, die unter Abschreibung der diktierten Daten in Excel Tabellen übertragen werden, erfüllen nicht die Anforderungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs. Ebenso erfüllen auch die erstellten Excel-Tabellen, die am Jahresende gebunden werden, nicht die Voraussetzung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs.

Der erkennende Senat kam zu dem Schluss, dass auch entsprechende Diktate jederzeit abänderbar sind. Die Tatsache, dass damit unter Umständen Schwierigkeiten verbunden sein können, ändert nichts an einer faktisch möglichen und jederzeitig durchführbaren Abänderung.

Weiterhin machte der Senat geltend, dass jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden kann. Dies ist zwar sicherlich richtig, jedoch überzeugt dieses Argument in der Praxis wenig. Immerhin kann auch jedes handschriftliche und herkömmliche Fahrtenbuch vollkommen neu geschrieben werden.

Zuletzt führte das Finanzgericht Köln jedoch auch das schon eher nachvollziehbare Argument an, dass es mit einem nicht vertretbaren Aufwand verbunden wäre, die Bänder zu überprüfen und zu kontrollieren. Unter dem Strich ist daher nicht einfach zu klären, ob die aufgenommenen Daten wirklich „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.

Exkurs:Alles in allem war jedoch das erstinstanzliche Finanzgericht Köln gezwungen, die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung der Streitfrage zuzulassen. Ob hingegen der diktierende Kläger den Revisionszug nach München bestiegen hat, ist derzeit ungewiss. Sofern es in dieser Thematik Neuigkeiten gibt, werden wir unaufgefordert wieder darüber berichten. Ohne positive Nachricht aus München sollte man jedoch von besagtem „Diktiergerät-Excel-Fahrtenbuch“ lieber Abstand nehmen.