Zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung einer sogenannten BahnCard der Deutschen Bundesbahn AG durch den Arbeitgeber nimmt die Oberfinanzdirektion in Frankfurt am Main in einem Erlass vom 31.7.2017 (Az: S 2334 A – 80 – St 222) Stellung.
Dabei geht es konkret um die Frage, wie die Überlassung einer BahnCard durch den Arbeitgeber steuerlich zu behandeln ist, wenn diese zur dienstlichen sowie auch zur privaten Nutzung an den Arbeitnehmer weitergegeben wird.
In dem Erlass der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main werden dabei zwei verschiedene Fallgestaltungen unterschieden. Wie über die Definition der verschiedenen Fallgestaltungen schließlich auf die lohnsteuerliche Behandlung zu schließen ist, wird im Folgenden dargestellt.
Grundsätzlich ist nach Aussage der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main im Zeitpunkt der Überlassung der BahnCard eine Prognoseberechnung anzustellen. Entsprechend dem Ergebnis dieser Prognose sind die beiden verschiedenen Fallgestaltungen denkbar:
Erreichen die durch die Nutzung der überlassenen BahnCard ersparten Fahrtkosten nach der Prognoseberechnung zum Zeitpunkt der Überreichung der BahnCard nicht diejenigen Kosten, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung einer solchen BahnCard während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, liegt die Überlassung der BahnCard nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Die Oberfinanzdirektion spricht in diesem Zusammenhang von einer Prognose mit lediglich einer Teilamortisation der Kosten für die BahnCard.
In diesem Fall der Teilamortisation ist der Wert der BahnCard als geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer zu erfassen und auch von diesem entsprechend zu versteuern.
Die Überlassung stellt dabei zunächst in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Allerdings kann die Besteuerung im Weiteren auch noch gemindert werden. Insoweit gilt nämlich: Die während der Gültigkeitsdauer der BahnCard durch deren Nutzung für dienstliche Fahrten ersparten Fahrtkosten können dann monatsweise oder auch am Ende des Gültigkeitszeitraums als Korrekturbetrag den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern.
Für die Höhe des Korrekturbetrags können aus Vereinfachungsgründen (anstelle einer quotalen Aufteilung im Hinblick auf die Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur gesamten Nutzung) die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer angefallen werden, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BahnCard, zugrunde gelegt werden.
Alles in allem ist der Fall der Teilamortisation sehr arbeitsaufwendig, wenn im Nachgang tatsächlich ein Korrekturbetrag zur lohnsteuerpflichtigen Überlassung der BahnCard ermittelt werden soll.
Einfacher ist hingegen der zweite Fall zu beurteilen. Hierbei handelt es sich um den Fall der sogenannten Vollamortisation der Aufwendungen für die BahnCard. Unabhängig von der privaten Nutzungsmöglichkeit kann aus Vereinfachungsgründen ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Überlassung der BahnCard angenommen werden, wenn nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während deren Gültigkeitsdauer anfallen würden, die Kosten der BahnCard erreichen oder übersteigen. Mit einfacheren Worten: Die Prognose des Arbeitgebers hat ergeben, dass sich die Investition in eine BahnCard für den Arbeitnehmer voll amortisieren wird.
In diesem Fall stellt die Überlassung der BahnCard an den Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn dar. Der Arbeitgeber kann die Kosten für die BahnCard als steuermindernde Betriebsausgabe ansetzen, ohne dass eine Lohnversteuerung auf der anderen Seite stattfinden muss.
Selbst wenn die prognostizierte Vollamortisation aus unvorhersehbaren Gründen, wie zum Beispiel Krankheit, nicht eintritt, ist keine Nachversteuerung vorzunehmen, da insoweit auch noch das überwiegend eigenbetriebliche Interesse bei Hingabe der BahnCard nicht gemindert wird.
Keine Hinweise gibt der Erlass der Oberfinanzdirektion aus Frankfurt am Main leider zu der Frage, wie denn eine entsprechende Prognose auszusehen hat. Insoweit muss daher davon ausgegangen werden, dass der Arbeitgeber die vermutlichen Reisen seines Mitarbeiters für den Gültigkeitszeitraum der BahnCard schätzen soll. In der Praxis wird man sich dabei regelmäßig an vergangenen Jahren orientieren oder zumindest darlegen müssen, warum im kommenden Jahr die Reisetätigkeit entsprechend anders ausfällt. Insgesamt sicherlich ein bürokratisches Monster, soll die Lohnsteuerfreiheit der BahnCard rechtssicher erreichbar sein.