Seit jeher sind der Pkw und dessen Privatnutzung im Visier des Fiskus. Dabei achten die Finanzbeamten pingelig darauf, dass der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines vom Chef überlassenen Fahrzeuges auch tatsächlich in voller Höhe besteuert wird. Gleiches gilt im Fall von Unternehmern für das Unternehmensfahrzeug.
Zur ordnungsgemäßen Berücksichtigung der privaten Nutzung des Firmenwagen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Zum einen kann der geldwerte Vorteil im pauschalen Wege mittels der sogenannten Ein-Prozent-Regelung bewertet werden. Dabei wird monatlich 1 % des Bruttolistenneuwagenpreises zuzüglich Umsatzsteuer als geldwerter Vorteil versteuert. Weil dies regelmäßig zu einer hohen Besteuerung (und beim Arbeitnehmer auch einer höheren Sozialversicherung) führt, ist die pauschale Bewertungsmethode des geldwerten Vorteils durchaus als teuer zu bezeichnen. Einzige Alternative ist jedoch im Regelfall nur das Fahrtenbuch. Bei einem Fahrtenbuch wird der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung des Fahrzeuges anhand des Verhältnisses zwischen Privatfahrten und den übrigen (geschäftlichen bzw. betrieblichen) Fahrten ermittelt.
Das Problem beim Fahrtenbuch ist jedoch, dass die Anforderungen extrem hoch sind. Dies zeigt aktuell (mal wieder) ein Urteil des Bundesfinanzhofes vom 13.11.2012 (Az: VI R 03/12). Hierin ging es um einen angestellten Steuerpflichtigen, der von seinem Chef einen Betriebs-Pkw auch zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt bekam. Der geldwerte Vorteil sollte anhand eines Fahrtenbuches ermittelt werden. Dieses Fahrtenbuch hatte allerdings das Manko, dass bei den Angaben zur Reiseroute und zum Ziel jeder beruflich veranlassten Fahrt immer nur die Notiz „Außendienst“ gemacht wurde. Konkretere Angaben waren dem Fahrtenbuch hingegen nicht zu entnehmen. Um dieses Manko zu beseitigen, legte der angestellte Steuerpflichtige eine Aufzeichnung seines Arbeitgebers vor, aus der die besuchten Firmen und der Ort des Besuches klar zu entnehmen war.
Da es sich bei dieser Aufzeichnung seines Chefs um den elektronisch geführten Kalender des Unternehmens handelte, in dem die Kundentermine jedes einzelnen Außendienstmitarbeiters aufgenommen werden, hatte der hier klagende Angestellte auch definitiv keine Möglichkeit, die dort gemachten Angaben in irgendeiner Art abzuändern. Unter dem Strich führte das dazu, dass sämtliche in einem Fahrtenbuch geforderten Angaben zwar vorhanden waren, sich jedoch nicht alleine aus dem Fahrtenbuch selber ergaben. Der angestellte Steuerpflichtige begehrte dennoch die Anerkennung des Fahrtenbuches, weil er die zusätzlichen Daten nicht hätte manipulieren können. Insoweit sollte der gesunde Menschenverstand schon für eine Anerkennung sprechen.
Dennoch sperrte sich das Finanzamt gegen die Anerkennung des Fahrtenbuches, wogegen der Steuerpflichtige Klage einreichte. Erstinstanzlich hatte die Klage sogar Erfolg. Das Finanzgericht des Saarlandes entschied in seinem Urteil vom 14.12.2011 (Az: 2 K 1675/09), dass ein Fahrtenbuch, welches aus einem handschriftlich, zeitnah und geschlossen geführtem Fahrtenbuch und ergänzenden Erläuterungen (hier der Kalender des Arbeitgebers) geführt wird, als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, wenn eine nachträgliche Manipulationen hinsichtlich der Angaben ausgeschlossen ist.
Die erstinstanzlichen Richter erkannten daher das (in der Besteuerung wesentlich günstigere) Fahrtenbuch an, da sie davon ausgingen, dass es sich bei den ergänzenden Erläuterungen zum Fahrtenbuch um Aufzeichnungen des Arbeitgebers handelte, die der Kläger nicht manipulieren konnte. Im Ergebnis eine logische Entscheidung.
Dieses zu begrüßende und insbesondere sehr praxisnahe Urteil des erstinstanzlichen Finanzgerichtes kassierte nun jedoch aktuell der Bundesfinanzhof. Die obersten Finanzrichter der Republik sprachen ihr Recht wie folgt: „Zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind, gehören die Anfangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten, sowie die Namen der jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner. Es genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als Dienstfahrten bezeichnet werden. Die erforderlichen Angaben können auch nicht durch anderweitige, nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen, ersetzt werden.“
Im Ergebnis wurde daher das Fahrtenbuch nicht anerkannt und die Bewertung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung des Dienstfahrzeuges wurde anhand der (teuren) Ein-Prozent-Regelung ermittelt.
Aufgrund rein logischer Erwägungen ist die Entscheidung des Bundesfinanzhofes nicht zu verstehen. Immerhin muss hervorgehoben werden, dass eine Manipulation des Fahrtenbuches bzw. der Angaben der betrieblichen Fahrten nicht möglich war, da der Arbeitnehmer die Eintragung im betrieblichen Kalender des Unternehmens nicht manipulieren konnte. Hätte er hingegen direkt sein selbst geschriebenes Fahrtenbuch manipuliert und dort alle Angaben gemacht, wäre dieses (aller Wahrscheinlichkeit nach) anerkannt worden. Wie gesagt: Anhand logischer Kriterien ist das Urteil nicht zu verstehen, dennoch muss es in der Praxis tunlichst beachtet werden.
Tipp:
Insbesondere die folgenden Punkte sind bei der Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches zu beachten: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, damit nachträgliche Einfügung oder Änderung bzw. sonstige Manipulationen auszuschließen sind. Anzugeben sind Datum, Fahrziele und Strecke jeder einzelnen beruflichen Fahrt und mit dem beim Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Firmenwagens. Darüber hinaus ist (wie das Urteil zeigt) im Fahrtenbuch zwingend auch der aufgesuchte Geschäftspartner bzw. der konkrete Grund der beruflichen Fahrt anzugeben. Dies gilt selbst dann, wenn in einer einheitlichen Reise mehrere Geschäftspartner besucht werden. In diesem Fall sind die einzelnen Geschäftspartner bzw. die jeweiligen Ziele mit ihrem Grund in der zeitlichen Reihenfolge des Besuches aufzuführen.