Sind die aufzubewahrenden Unterlagen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Teilt der Steuerpflichtige der Finanzbehörde mit, dass sich seine Daten bei einem Dritten (z. B. dem Steuerberater etc.) befinden, so hat der Dritte der Finanzbehörde Einsicht in die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Daten zu gewähren oder diese Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auszuwerten oder der Finanzbehörde die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen. Dies ist unstrittig, weil exakt so geregelt in § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung (AO).
In der Praxis gibt es jedoch regelmäßig Streit mit der Finanzbehörde, wann und wo ein entsprechender Datenträger zu überlassen ist. So war es auch im zugrunde liegenden Sachverhalt der Entscheidung des Finanzgerichtes München vom 27.06.2018 unter dem Aktenzeichen 1 K 2318/17. In diesem Fall stritt ein Steuerpflichtiger mit der Finanzbehörde um die Frage, ob die zusammen mit der Prüfungsanordnung allgemein unter Verweis auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen geäußerte Aufforderung des Außenprüfers, ihm einen Datenträger zu überlassen, rechtmäßig sein kann.
Die Entscheidung des Gerichts erfreut und lässt aufhorchen: Das erstinstanzliche Finanzgericht urteilte insoweit zusammenfassend, dass die nur mit einem pauschalen Verweis auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung begründete Aufforderung unverhältnismäßig ist.
Der generell zu beachtende Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebietet es, dass die Finanzverwaltung in Ausübung ihres legitimen Interesses an einer Überlassung digitalisierter Daten im Rahmen einer Außenprüfung nicht übermäßig in Rechte des Steuerpflichtigen eingreift und deshalb ihre Befugnisse nur in dem durch die Zwecke der Außenprüfung gebotenen zeitlichen und sachlichen Umfang unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausübt. So dürfen die überlassenen Daten nach dem tatsächlichen Abschluss der Außenprüfung nicht weiter auf dem Laptop des Prüfers gespeichert bleiben, sondern nur noch (bis zum Abschluss eines möglicherweise stattfinden Rechtsbehelfsverfahrens) in den Diensträumen der Finanzverwaltung auf einem Datenträger vorliegen.
Weiter urteilt das erstinstanzliche Finanzgericht München: Eine Aufforderung des Betriebsprüfers zur Überlassung eines Datenträgers bei Beginn einer Betriebsprüfung ist unverhältnismäßig und daher aufzuheben, wenn sie lediglich auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Daten verweist, nicht erkennen lässt, wo der Datenzugriff und die Auswertung erfolgen sollen, etwa nur bei dem zu prüfenden Unternehmen oder auch im Finanzamt, und wenn die Aufforderung auch keine Regelung darüber enthält, ob, wo und wie lange die durch die Überlassung des angeforderten Datenträgers enthaltenen Daten gespeichert werden soll.
Allein der Verweis auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, wie sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 16.07.2001 dargelegt sind, vermag die Bestimmtheit und Verhältnismäßigkeit hinsichtlich Verwertung und Speicherung von Daten des Unternehmens in zeitlicher und örtlicher Hinsicht nicht ausreichend zu begründen.
| Exkurs: | In der Praxis kann die Entscheidung sicherlich dazu genutzt werden, dem Betriebsprüfer einige Unterlagen nicht einfach so aushändigen zu müssen. Dennoch gilt es an dieser Stelle auch zu bedenken, dass damit auch direkt das Klima der Betriebsprüfung schlechter sein könnte, weshalb im Einzelfall genau zu prüfen ist, ob man den Betriebsprüfer in seine Schranken verweist oder ihn auch mit einer nicht rechtmäßigen Anforderungen eines Datenzugriff gewähren lässt. In der Praxis wird für diese Entscheidung sicherlich eine genaue Prüfung des Einzelfalles notwendig sein und eventuell wird man auch abwägen müssen, was sinnvoller ist. Generell gegen eine nicht ausreichend begründete Aufforderung zur Datenträgerüberlassung vorzugehen, wird sicherlich häufig auch kontraproduktiv sein. |